Gérez-vous efficacement vos stocks ?
- SUIVI DE STOCK = une visibilité sur chaque dispositif
- DISPONIBILITÉ = délai de livraison respecté
- RENTABILITÉ = moins de stocks obsolètes
Découvrez dans cet article l’essentiel à connaître sur une gestion des stocks optimisée et efficace.
1) Quels sont les enjeux de la gestion de stock ?
Une gestion de stock optimisée et efficace, pour un PSAD / PSDM, c’est l’assurance d’avoir le bon dispositif médical au bon endroit et en quantité suffisante, afin de rendre le meilleur service au patient, de réagir rapidement et d’être en conformité avec les exigences réglementaires de la profession. C’est pourquoi, une gestion des stocks efficace est un des éléments clés pour assurer la pérennité de votre entreprise. Ils doivent être évalués, avoir une rotation cohérente et ne pas être surévalués.
« Méthodologie de définition des quantités de produits à livrer, du contrôle des stocks de chaque patient et du contrôle de la quantité facturée définie et mise en œuvre – Les consommables utilisés lors des prestations sont stockés, tracés et gérés de manière à garantir la préservation des produits, les limites éventuelles de consommation ou de stérilité et le respect de la matériovigilance – Méthodologie définie de gestion de stock (inventaire périodique) » – En cas de dysfonctionnement ou de panne, le prestataire s’engage à avoir un stock minimum pour assurer le remplacement du dispositif médical dans les meilleurs délais afin d’assurer une continuité de la prise en charge »
2) Comment garantir son stock ?
Pour garantir son stock et éviter les coûts de surstockage et/ou de ruptures, vous avez la possibilité d’utiliser les fonctions suivantes :
- L’inventaire : 1 ou 2 fois par an principalement en fin d’exercice ou pour une situation comptable.
- Les inventaires tournants : (re)mise à jour des stocks sur une population d’articles ciblés (1 fournisseur ou 1 famille ou 1 emplacement ou …)
- L’édition mensuelle du stock valorisé : édition permettant de vérifier que la valeur du stock n’augmente pas trop.
La proposition de réapprovisionnement : fonctionnalité à utiliser pour connaître la liste des articles à commander en fonction de stocks mini et maxi renseignés ou en fonction des consommations des articles d’une période prédéfinie.
3) Quelles sont les bonnes pratiques à retenir par catégorie ?
Achats
- Gestion de catalogues fournisseurs, des référencement et des conditions d’achats
- Saisie de numéros de série/lot
- Saisie des IUD (réglementation MDR)
- Gestion des stocks en fonction des commandes clients et commandes fournisseurs en attente
Vente
- Livraison adaptée et sécurisée pour le patient
- Disponibilité à la vente : des délais de livraisons respectés
- Préparation des commandes : bon de préparations « papier » ou avec une application mobile
- Livraison avec gestion des numéros de série/lot ou IUD
- Disponibilité des produits : délais de livraisons respectés
Inventaire des stocks
- Optimisation des processus logistiques et valorisation des stocks présents lors de l’inventaire
- Inventaire automatique avec un terminal de saisie de stock en lecture codes à barres pour identifier, compter et évaluer les stocks.
4) Gérez-vous efficacement vos stocks ? Voici les 10 questions à se poser
- Disposez-vous d’un outil assurant une traçabilité totale par numéro de série et de lot ?
- Maitrisez-vous la gestion des mouvements d’entrée et de sortie permettant d’éviter les ruptures de stock ?
- Connaissez-vous précisément où se situent vos dispositifs médicaux et consommables (lieux, rayon, étagère, etc.) ?
- Disposez-vous d’une fonction de réapprovisionnement automatique pour créer une commande fournisseur (alerte) ?
- Pouvez-vous créer une commande fournisseurs depuis la proposition de réapprovisionnement (stock alerte, stock maximum par article), y compris des commandes groupées ?
- Pouvez-vous saisir vos données en itinérance ?
- Gérez-vous les transferts de stocks ?
- Gérez-vous vos stocks en temps réel et en plusieurs lieux de stockage ? Localisation et affectation des lieux ?
- Suivez-vous l’affectation et la disponibilité du matériel souhaité et son historique ?
- Préparez-vous vos commandes avec des bons de préparation ?
Rapprochez-vous de votre éditeur de logiciel habituel pour mettre en place la gestion de stocks et l’optimiser. En effet, la gestion des stocks est très précise au niveau des paramétrages et de l’organisation à mettre en place dans l’entreprise pour en faciliter la gestion au quotidien (mono-établissement, multiples lieux de stockages avec rayonnages, étagères, etc.).